NEORA: 11 Consejos para implantar un Sistema ERP en nuestras empresas

Ene 31, 2022
NEORA: 11 Consejos para implantar un Sistema ERP en nuestras empresas

Si tenemos una empresa a nuestro cargo, deberíamos entender que la planificación es lo más importante. Por lo tanto, nuestras estructuras de trabajo y bases organizativas deben perfeccionarse en todo momento; sin embargo ¿qué sucede si no contamos con un Sistema ERP o tenemos uno desactualizado? La respuesta puede significar malas noticias.

Por ello, conoce de la mano de NEORA, once (11) consejos para implantar un Sistema ERP en nuestras empresas. ¡Empecemos!

 

¿Qué es un Sistema ERP y por qué es importante en nuestra empresa?

En definitiva, un Sistema ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) es la columna vertebral de las empresas modernas. Es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten la automatización de procesos operativos o productivos en nuestra empresa.

Un Sistema ERP que esté respaldado por perfeccionados procesos empresariales, impulsará a cualquier empresa a competir en el mercado actual; mercado que se ha visto afectado por interrupciones en las operaciones tradicionales a causa de la pandemia.

Si nuestra empresa ha tenido que realizar improvisaciones puntuales o ha sufrido incidencias en su plataforma ERP local heredada, puede significar que necesitamos un cambio urgente.

Aunque este cambio puede verse bajo una perspectiva desalentadora, no tenemos porqué tomarlo de esa forma. Si contamos con un Proveedor de ERP como NEORA, podremos implementar los cambios requeridos, con mínimos síntomas de incomodidad y el máximo éxito posible.

 

Recomendaciones para implantar un Sistema ERP

 

1. Establezca las bases de la organización

Antes de iniciar un proceso de selección de proveedor de un Sistema ERP, se sienten las bases organizacionales; esto se debe a que muchas organizaciones cuentan con problemáticas internas o luchas de poder, derivadas de diferentes mandatos y presiones por distintos grupos. Un claro ejemplo puede ser la lucha interna entre los profesionales de seguridad informática y los de TI,  en la que las líneas de negocio despliegan tecnología que necesitan sin la aprobación explícita de TI.

Además, debemos procurar que la organización esté dispuesta al cambio, ya que algunos colaboradores pueden no estar de acuerdo con los posibles cambios que se obtendrán en sus rutinas de trabajo cotidianas, sin contar que también existe el miedo a perder sus puestos de trabajo. Antes de solicitar un nuevo ERP, es necesario gestionar el cambio, abordar las preocupaciones de los colaboradores y comunicar todo lo pensado con transparencia.

2. Revise sus procesos

¿Qué podemos mejorar? El implantar un Sistema ERP es una fantástica oportunidad para optimizar todos los funcionamientos de nuestra organización. El elaborar una lista de todos los procesos empresariales y tratar de reproducirlos en un nuevo sistema, no es lo más recomendable. En vez de ello, veamos al nuevo sistema como una parte crítica de nuestros esfuerzos de Transformación Digital.

Liz Herbert, analista de Forrester, menciona que las organizaciones pueden considerar los ejercicios como el Design Thinking o el Journey Mapping para pensar en nuevas formas de trabajo que mejoraran los procesos. Los líderes de departamentos no son los únicos responsables en producir una lluvia de ideas, clientes y socios deberán ser partícipes para identificar lo que se pueda mejorar.

3. Ponga los datos en orden

Antes de disponerse a cambiar de ERP, debemos considerar si las capacidades de recopilación de nuestros datos están a la altura. Michael Larner, analista de ABI Research menciona: «cómo de sólida es la fuente de información de la que la solución puede obtener información, para proporcionar una única versión de la verdad».

Lo mencionado es muy importante, puesto que las empresas enfrentan de manera diaria los problemas de la cadena de suministro, y es necesario tener una visión en tiempo real de todos los sistemas de extremo a extremo, que comprenden funciones como sitios de comercio electrónico, las ventas, la facturación, la fabricación, los inventarios, la entrega y el servicio al cliente.

4. Centrarse en los requisitos críticos de la empresa

Es normal querer realizar una Transformación Digital lo más rápido posible, para cosechar todos los beneficios de un nuevo Sistema ERP. Sin embargo, Lisa Anderson, presidenta de LMA Consulting Group; indica que como empresa debemos realizar un buen proceso de selección de proveedores antes de precipitarnos y tomar una mala elección.

Todos los proveedores nos indicarán que pueden resolver toda la amplia lista de requisitos empresariales que solicitamos, pero este no es el camino. Debemos reducir la lista a unos pocos procesos críticos para la empresa, que generen un cambio significativo. A nuestros proveedores elegidos debemos especificar que queremos mejorar esas funciones en términos de coste, tiempo, complejidad y formación.

5. Planificar el futuro

Implementar un Sistema ERP es una buena oportunidad para hacer uso de análisis de datos avanzados y simulaciones. Realizar esta actividad nos permitirá, por ejemplo, anticiparnos a las necesidades y preocupaciones futuras.

Larner enfatiza que debemos preguntarle a nuestros proveedores que pueden estos entregar más allá de la implantación:»¿Me ayuda a entender lo que ocurre hoy y lo que ocurrirá mañana? ¿Puede anticiparse a la escasez o a los cuellos de botella? Eso hace que la actualización del sistema ERP pase de ser una simple herramienta de aprovisionamiento a una herramienta estratégica», menciona Larner.

6. Realice una demostración al principio del proceso

Es muy importante que las organizaciones soliciten una demostración a los proveedores previa a la selección del mismo y de la implantación del Sistema ERP. Esta acción nos permitirá mostrarle a nuestros colaboradores las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay posibilidad de recibir comentarios y desde el punto de vista político no se vea como una imposición, sino que se sientan considerados.

7. Asociarse a largo plazo

Un Sistema ERP puede necesitar ayuda externa por limitaciones internas del personal de TI, falta de tiempo o habilidades, pero según sea el caso siempre existe la posibilidad de asociarse con alguien externo a la organización.

¿Asociarse con un Proveedor de ERP, con un revendedor o integrador de sistemas afiliado al proveedor de ERP, o con un proveedor o consultor tecnológico independiente? Esta es una de las clásicas preguntas que rondarán en nuestras mentes, pero lo importante es escoger a una empresa que entienda sus procesos por dentro y fuera; además de contar con la debida experiencia para satisfacer nuestras necesidades.

8. Haga de la experiencia del usuario una prioridad

La experiencia de usuario del nuevo Sistema ERP es crucial en el funcionamiento de la organización. Si lo implantamos y nuestros colaboradores lo encuentran incómodo de manejar, puede que estos se desanimen de utilizarlo y por ende, solo lo utilicen como último recurso aunque no deseen hacerlo. Preguntémosle a nuestro Proveedor de ERP si cuenta con plantillas, guías en línea, materiales de formación, comunidades y foros que nos ayuden a resolver cualquier duda.

9. Asegúrese de que el nuevo ERP se integra con otras aplicaciones

Nuestro Sistema ERP debe poder integrarse con el resto de la infraestructura de TI. Estos deben complementarse con nuestras bases de datos, aplicaciones heredadas, SaaS como CRM, entre otros. Un sistema no funciona sin estos elementos, el departamento de TI tiene que entenderlo para poder utilizarlo e integrarlo con el resto de aplicaciones. Consultemos a nuestros proveedores que tipos de API se ofrecen para lograr las integraciones que requerimos.

10. Resolver el debate sobre la personalización vs. estandarización

¿Personalizar o estandarizar? Como empresa estamos seguros que queremos crear nuestras propias Aplicaciones de ERP para una Mejora de Procesos empresariales o experiencias de usuario. Sin embargo, si lo personalizamos podemos caer en problemas de coherencia y capacidad de actualización. Herbert menciona: “La estandarización permite a las empresas mantenerse en la senda del proveedor y aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor de SaaS”.

Para asegurarnos que no nos alejemos de la ruta del proveedor debemos de estandarizar nuestros sistemas. Pero esto no significa que no podamos personalizarlos un poco, una división de 80 / 20 es posible para un correcto funcionamiento.

11. Aprovechar las ventajas de la agilidad y el “low-code”

Los Sistemas de ERP heredados eran conocidos como monolitos inflexibles porque no pueden actualizarse a la velocidad del negocio por la forma con han sido diseñados. Pero hoy, gracias a la tecnología, el desarrollo ágil de software y la democratización de las TI; que permiten avances en los entornos de desarrollo de bajo código o sin código, las empresas pueden cambiar esto.

En el pasado, los desarrolladores no deseaban lanzar actualizaciones porque podría ser perjudicial para el sistema. Por otro lado, los colaboradores no querían tocar nada ante el temor de mover algo y hacer que el sistema no funcionara. Sin embargo, gracias a que las aplicaciones SaaS se actualizan con frecuencia, las empresas de hoy tienen la oportunidad de aplicar los principios de desarrollo ágil al Sistema ERP.

«No tienes que planificar cada caso de uso, cada pieza funcional por adelantado. Puedes ser iterativo en lo que construyes y en lo que consumes», afirma Herbert. Además, con las opciones de bajo código y sin código, las organizaciones pueden desarrollar una mejora en sus procesos de negocio sin afectar el Sistema ERP principal

En síntesis, estas son las 11 recomendaciones que te presentamos para implantar un Sistema ERP en nuestra organización. Para esto es necesario una buena preparación, análisis y selección de un buen proveedor de ERP,  para satisfacer toda necesidad crucial de la compañía en el mejor plazo posible.

Esperamos que la información que NEORA te ha entregado, sea de ayuda. Si deseas conocer más sobre estos temas o sobre nosotros, te invitamos a que nos contactes por los siguientes medios:

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